Stellenangebot · Private Equity
Executive Assistant (m/w/d)
Wie wäre es, bei einer der weltweit führenden Private-Equity-Gesellschaften zu arbeiten, in einem kleinen Team und mit einer Vorgesetzten, bei der Ihre Ideen wirklich zählen?
- Standort
- München, zentrale Innenstadtlage
- Anstellung
- Vollzeit, unbefristet
- Gesamtvergütung
- ca. 72.000–78.000 € (60.000–65.000 € fix plus ca. 20 % Bonus)
- Team
- Kleines EA-Team, je Assistenz ca. 3–4 Executives
Sie sind gerne Executive Assistant, arbeiten strukturiert und vorausschauend und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Sie schätzen ein professionelles, internationales Umfeld, arbeiten gerne im Team und bringen nicht nur Aufgaben zu Ende, sondern auch eigene Ideen ein?
Dann könnte diese Position sehr gut zu Ihnen passen.
Für meinen Mandanten, ein international tätiges Private-Equity-Unternehmen in zentraler Münchner Innenstadtlage, suche ich eine Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit. Sie werden Teil eines kleinen EA-Teams, das gemeinsam die Executives des Münchner Private-Equity-Teams unterstützt. Dabei betreuen Sie, wie auch Ihre beiden Kolleginnen, eigenverantwortlich jeweils ca. 3–4 Executives.
Die Aufgaben sind vielseitig und reichen von klassischer Executive Assistenz wie Reise- und Terminmanagement bis zu organisatorischen Office-Management-Themen.
Ihre Aufgaben
- Termine: Koordination interner und externer Meetings, professionelle Kalender- und Kontaktverwaltung in Outlook
- Reisen: Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen mit einem Corporate-Travel-Partner, inklusive Reisekosten und Auslagen
- Dokumente: Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen mit Word und PowerPoint
- Unterschriften und Rechnungen: Koordination von Unterschriften für Dokumente und Lieferantenrechnungen mit Ansprechpartnern in Deutschland, Europa und den USA
- Kommunikation: professioneller Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern
- Office-Management: Post und Kurierlieferungen, Organisation von Taxis, Kurierdiensten, Catering und Büromaterial
- Eigene Projekte: eigene Verantwortlichkeiten sowie weitere organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft
- Empfang im Wechsel: gemeinsam mit Ihrer Kollegin, siehe unten
Zum Empfang
Das ist ausdrücklich kein klassischer Empfang mit ständigem Publikumsverkehr. An diesen Tagen arbeiten Sie ganz normal an Ihren eigentlichen Aufgaben weiter, nur Ihr Schreibtisch wechselt. Sie sind dann die erste Anlaufstelle für die Kolleginnen und Kollegen im Büro, etwa wenn ein Taxi benötigt wird oder ein Kurier kommt. Wie der Wechsel organisiert wird, stimmen Sie im Team ab.
Ihr Profil
- Erfahrung: mehrere Jahre als Executive Assistant, Team Assistant, Assistant to Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Unterstützung von Führungskräften im internationalen Umfeld
- Sprachen: sehr gutes Deutsch und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
- Organisation: strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, mehrere Aufgaben und Prioritäten parallel im Griff, flexibel, wenn sich Termine kurzfristig ändern
- Weitblick: ein gutes Gespür dafür, was wichtig ist und wo Sie vorausschauend unterstützen können
- MS Office: sehr gute Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Auftreten: souverän, professionell in der Kommunikation, mit ausgeprägtem Blick fürs Detail
- Diskretion: verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen
- Arbeitsweise: pragmatisch und lösungsorientiert
- Teamgeist: und vor allem Freude an der Zusammenarbeit im Team
Ihre Perspektive
- Vergütung: Gesamtvergütung ca. 72.000–78.000 €: 60.000–65.000 € Fixgehalt plus Bonus von in der Regel ca. 20 % des Fixgehalts, abhängig von Ihrer Performance und dem Unternehmenserfolg
- Urlaub: 25 Urlaubstage, ergänzt um eine unternehmensweite „Wellbeing Week“ im Sommer, die dort seit mehreren Jahren gelebte Praxis ist
- Renommee: eine Position bei einer der weltweit führenden Private-Equity-Gesellschaften, ein Umfeld, das sich hervorragend in Ihrem Lebenslauf macht
- Adresse: Ihr Arbeitsplatz ist eine Top-Adresse im Herzen Münchens
- Sicherheit: eine unbefristete Vollzeitposition in einem internationalen, professionellen Umfeld
- Team: ein kleines, eingespieltes EA-Team und eine offene, sympathische Vorgesetzte, der kollegiale Zusammenarbeit sehr wichtig ist
- Abwechslung: Aufgaben zwischen Executive Assistenz und Office-Management
- Gestaltungsraum: Sie bringen eigene Ideen ein, gestalten Abläufe mit und übernehmen Verantwortung für eigene kleinere Projekte
Meine Einschätzung
Diese Position passt besonders gut zu Ihnen, wenn Sie Professionalität und Teamgeist verbinden. Sie unterstützen jeweils 3–4 Partner und Consultants und sind gleichzeitig Teil eines kleinen Teams, in dem Zusammenarbeit und persönliche Atmosphäre eine wichtige Rolle spielen.
Ihre Vorgesetzte ist selbst Assistenz und kennt die Anforderungen des Jobs sehr genau. Sie ist offen für neue Ideen und freut sich über jemanden, der mitdenkt und auch einmal sagt:
„Das könnten wir doch anders und vielleicht effizienter lösen.“
Gesucht wird eine erfahrene, zuverlässige und sympathische Assistenzpersönlichkeit, die ihren Job professionell beherrscht, gerne Verantwortung übernimmt und sich in einem kleinen Team wohlfühlt.
Ich freue mich auf Ihre Bewerbung.
Senden Sie mir Ihren Lebenslauf mit Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung. Ich begleite Sie durch den gesamten Bewerbungsprozess und beantworte Ihnen gern vorab Fragen zur Position.
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Constanze WiedermannSÜDPOOL Personalkonzepte, München
Fragen vorab: jobs@sued-pool.de