Referenz · C-Level Support

Executive & Personal Assistant to the CEO and Executive Chairman (m/w/d)

Zwei Führungspersönlichkeiten. Ein komplexes Zusammenspiel. Eine zentrale Vertrauensposition.

Standort: Süden von München
Anstellung: Vollzeit, unbefristet
Vergütung: 90.000–120.000 € p. a. plus Unternehmensbeteiligung
Urlaub: 30 Tage

Zwei Menschen an der Spitze eines international tätigen Unternehmens suchten eine Persönlichkeit, die weit mehr übernimmt als den klassischen C-Level-Support: eine Assistenz, die berufliche wie private Themen souverän zusammenführt.

Sie unterstützen die CEO und den Executive Chairman. Beruf und Familie sind eng miteinander verwoben: gemeinsame und individuelle Termine, regelmäßige internationale Reisen, Familie und Haushalt. Ihre Aufgabe ist es, daraus ein funktionierendes Ganzes zu machen.

Sie verwalten hier nicht einfach zwei Kalender, Sie erkennen, was eine Veränderung an einer Stelle für alles andere bedeutet. Ein verschobener Board-Termin kann eine Reise verändern, eine geänderte Flugzeit die Kinderbetreuung. Was zählt, ist nicht, wie viele einzelne Aufgaben Sie erledigen, sondern dass das gesamte System läuft.

Ihre Aufgaben

Executive & Corporate

Aktive Steuerung komplexer, sich häufig ändernder Kalender für beide Führungspersönlichkeiten über Zeitzonen hinweg (USA, Europa, Asien)
End-to-End-Planung internationaler und nationaler Reisen: Flüge, Chauffeurservice, Unterkunft, Visa, Termine vor Ort und Eventualplanung
Organisation von Meetings, Vorbereitung von Agenden und Unterlagen
Repräsentativer, verlässlicher Kontakt zu Board-Mitgliedern und deren Büros
Planung und Betreuung von VIP-Besuchen im Office
Absolut vertraulicher Umgang mit Korrespondenz, Dokumenten und Informationen

Familie und Privatleben

Steuerung des Familienkalenders, verzahnt mit den beruflichen Terminen
Koordination der Kinderbetreuung, von Schul- und Freizeitaktivitäten
Steuerung von Dienstleistern und laufender Administration rund um die Haushalte
Planung von Familienfeiern und Urlauben, oft verzahnt mit Geschäftsreisen
Kollisionen zwischen beruflichem und privatem Terminplan erkennen und lösen, bevor sie zum Problem werden

Ihr Profil

Erfahrung: mehrere Jahre als Executive Assistant auf C-Level- oder Gründer-Ebene, in einem Unternehmen, einem Family Office oder einer vergleichbar anspruchsvollen Position
Persönlichkeit: ausgesprochen diskret und vertrauenswürdig, auch unter Druck ruhig und mit klarem Überblick
Urteilsvermögen: vorausschauendes Denken und hohe Eigenständigkeit. Sie wissen, wann Sie selbst entscheiden und wann Sie eskalieren.
Auftreten: professionell mit Board-Mitgliedern und VIPs, gleichzeitig bodenständig genug für den Familienalltag
Haltung: Private Themen sind für Sie kein Downgrade, sondern Teil einer anspruchsvollen Gesamtverantwortung.
Reisen und Kalender: nachweisliche Erfahrung mit komplexen internationalen Reisen und zeitzonenübergreifenden Kalendern
Sprachen: verhandlungssicheres Deutsch und Englisch, Französisch von Vorteil
Tools: sicherer Umgang mit Microsoft 365
Sonstiges: Wohnsitz im Großraum München, Führerschein Klasse B, erweitertes Führungszeugnis

Ihre Perspektive

Vergütung: 90.000–120.000 € brutto p. a., je nach Erfahrung, plus Unternehmensbeteiligung
Anstellung: unbefristete Festanstellung in Vollzeit, 30 Tage Urlaub
Umfeld: ein Unternehmen in einem der spannendsten Zukunftsfelder
Führung: zwei Führungspersönlichkeiten, die kommunikativ, offen und wertschätzend sind
Verantwortung: außergewöhnlich viel Eigenverantwortung, Vertrauen und Gestaltungsspielraum
Fairness: Flexibilität gehört zur Rolle, permanente Erreichbarkeit nicht. Einsätze außerhalb der Kernzeit sind die Ausnahme und werden ausgeglichen.

Meine Einschätzung

„Diese Position ist eine der komplexesten und gleichzeitig spannendsten Assistenzrollen, die ich in den letzten Jahren begleiten durfte.“

Ich habe mit beiden Führungskräften persönlich gesprochen: kommunikativ, offen, wertschätzend, mit echtem Interesse an der Person, die an ihrer Seite arbeitet. Bei einer Rolle mit so viel Nähe und Verantwortung ist das keine Selbstverständlichkeit.

Gesucht wurde keine „helfende Hand“, sondern eine starke Persönlichkeit, die mitdenkt, mitsteuert und beiden Führungskräften den Rücken freihält.

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Constanze WiedermannSÜDPOOL Personalkonzepte, München
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